Conseguir patrocinios o patrocinadores para el evento puede resultar una tarea un tanto difícil, es por eso que se recomienda que los miembros del área de patrocinios cumplan con ciertas características como son: tener facilidad de palabra, esto para poder convencer a las empresas o a las personas que serán los patrocinadores, saber redactar, en ocasiones de deben enviar correos electrónicos o redactar documentos dirigidos a los patrocinadores y resultaría muy penoso que la redacción fuera de mala calidad.
Así como el las demás áreas, en esta es importante que exista una buena comunicación entre todos los miembros, todo tipo de acuerdo con los patrocinadores debe estar acordado por escrito y deberá estar firmado por ambas partes, esto para darle un toque de profesionalismo.
No se recomienda tener acuerdos de palabra, ya que estos suelen ser olvidados y no se cumplen.
Existen dos tipos de patrocinios: en efectivo y en especie, hablemos de los patrocinios en efectivo, una vez que tenemos el presupuesto definido, es recomendable acercarse a diferentes empresas para poder conseguir patrocinios en efectivo.
Por otro lado la mayoría de las empresas prefieren apoyar con patrocinios en especie, es por eso que se debe tener una lista con todo lo que se podría llegar a necesitar y si se logra conseguirlo estos materiales por medio de un patrocinio es especie lógicamente se reducirán los gastos.
Las empresas más grandes o de mayor importancia son a las que se debe asistir con mayor anticipación ya que algunas veces las solicitudes pueden tardar varias semanas si no es que varios meses en ser contestadas, así que es una buena idea tener esto presente y mandar las solicitudes con anticipación.
Al redactar una carta de patrocinio se debe ser conciso y se debe incluir toda la información del evento e incluir estos puntos:
Presentación de la persona u organización que solicita el patrocinio.
Descripción breve del evento (nombre, fecha, lugar, magnitud y mencionar algunas personalidades importantes que acudirán)
Tipos de medios de difusión que serán utilizados (en caso de ofrecer la publicidad para la empresa como beneficio).
Beneficios de recibirá la empresa patrocinadora.
Siguiendo estos consejos la realización del congreso sin duda será un éxito. ')}
