Una vez que los ponentes o expositores ya aseguraron su participación en el evento, es recomendable escribirles para agradecerles su participación y con esto se van creando lazos de comunicación, los cuales serán muy importantes para el éxito del evento.
Ahora que ya existe una comunicación del staff con los ponentes, dependiendo del número de integrantes y del numero de ponentes se podrán asignar para tener un mejor control de cada uno.
Así un integrante del equipo puede hacerse cargo de un solo ponente y con esto se tiene un mayor control.
Este punto de los viáticos representa una de los gastos más grandes en cuanto al presupuesto, un gran porcentaje del dinero recolectado de las entradas del evento se destina en estos punto:
Ahora se debe empezar con una investigación para comparar los precios de los vuelos, hoteles y asegurarnos de hacer una excelente compra.
Uno de los beneficios de tener comunicación entre el equipo de trabajo es que se pueden apoyar entre ellos, un ejemplo es el equipo de patrocinios el cual puede conseguir desde los boletos de avión hasta los hospedajes y con esto se puede ahorrar algo de dinero.
También se pueden conseguir patrocinios con algunos restaurantes para obtener descuentos cuando sean necesarios.
Una vez que los ponentes ya están en la ciudad sede del evento se deben considerar diferentes puntos como la habitación del hotel, los restaurantes esto para asegurar que tenga una estadía cómoda.
Es importante mencionar que la mayoría de los ponentes tienen que estar trabajando durante el evento, es por eso que como equipo se deben asegurar de facilitarles todas las herramientas necesarias como internet, impresora o lo que vaya a necesitar el ponente.
Si los ponentes pretenden quedarse más tiempo en la ciudad una vez concluido el evento esto ya no es responsabilidad del equipo organizador por lo que estos puntos deben hablarse con anterioridad y llegar a un acuerdo.
La responsabilidad del equipo de logística para con el ponente es únicamente durante el tiempo que dure el evento.
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