La importancia de identificar a las personas involucradas en tu evento

Tanto en evento grande o pequeño donde requieras de una cierta cantidad de personal es de gran relevancia mantenerlos identificados, ya que esto es una señal de organización y un objeto indispensable para la seguridad de todos, aquí te contamos en por qué.

La organización de un evento exige gran rigor para no omitir nada. Su éxito depende de muchos parámetros, pero si uno de ellos es crucial, es la recepción y la gestión de los participantes, así como del equipo organizador. 

La identificación, el gafete, carnet, badges, solapero, credenciales, etc., es conocida de diferentes maneras dependiendo del evento, de su calidad y del lenguaje que cada país maneje.

Esto se cuento en un elemento ideal para la segmentación de grupos de trabajo y participantes, lo cual ayuda a que los equipos de protocolo puedan guiarse rápidamente a la hora de actuar o canalizar una situación, sin necesidad de realizar pregunta alguna al portador.

Así también puede ser indispensable para guiar a participantes cuando se trata de eventos en donde los colores son usados para sectorizar.

¿Qué información deben tener las identificaciones?

Información que se considere importante y de utilidad como la profesión, el grado académico, nombre, apellido, la empresa a la que pertenece o representa, nombre del evento y logos.

Código QR

Si se va a utilizar algún sistema de gestión de acreditaciones con código de barras o QR, este puede agilizar mucho el proceso de ingreso para medir cantidad de acreditados que ingresaron por día, por horario, así como otros datos que se podrán a analizar en la etapa del post evento.

Logo y/o Marca

Puedes incluir el logo del evento o de la empresa, la fecha y el lugar en donde se realiza el evento, esto algunos casos, dependiendo de los acuerdos que se hayan realizado con las empresas, se colocan los logos de los patrocinantes en la parte inferior de la identificación.

Identificaciones para el público

En ocasiones esta información se encuentra pre-impresa y la personalización de la credencial con los datos del participante se realiza al momento del registro, ya sea de forma manual o imprimiendo una etiqueta que automáticamente se suma al listado de asistentes.

Identificaciones y la hora de la entrega.

Si el evento es un congreso o un seminario, y los participantes reciben su credencial en el evento, hay varios detalles importantes que mencionar:

• El número de personal y equipos que se destinarán para esa actividad, es importante hacerlo para evitar el aglutinar de los participantes, y puedan perder tiempo para disfrutar el evento.
• El lugar donde se ubique el personal, debe ser amplio y no obstaculizar el tránsito de personas en la entrada del evento. Se aconseja colocarlo siempre un poco distante de la entrada, o si no hay muchos participantes, puede ser a un lado de la puerta, previendo que la fila se desarrolle perpendicular a la línea de entrada al evento.
• Se recomienda entrenar debidamente al personal de situaciones donde la afluencia de personas sea grande, al realizar prácticas o ensayos previos ayudará a medir el tiempo.

REGLA SIN EXCEPCIÓN

 Cada participante deberá ponerse en un lugar visible su credencial para desplazarse en todos los sectores que deseen visitar dentro del espacio del evento.

Tipos de identificación

De acuerdo al presupuesto que manejes, los objetivos y tipo de evento, podrás elegir el tipo de identificación que brindarás a cada uno de los invitados o participantes.

El mercado ofrece variadas opciones: desde tarjetas blancas o etiquetas, hasta pre impresas, inteligentes, o con mayores medidas de seguridad.

Lo más reciente de la tecnología en identificaciones ha desarrollado credenciales, con elementos para detección por proximidad, que permiten almacenar información importante para control del acceso.

Acreditación de Prensa

Cuando se trata de acreditación para medios de comunicación y profesionales de la prensa, es importante colocar un registro solo para ellos, con el propósito de facilitar su acceso y permitir que el personal encargado del protocolo los pueda guiar a la zona de prensa y brindarles todo el apoyo.

Es recomendable ofrecer un color en particular y resaltar en el diseño la palabra “PRENSA”, esto cuando se trate de eventos grandes donde existan áreas para medios; así también es importante que en estas identificaciones se coloque el nombre y el cargo de la persona del equipo de prensa.

Diseño de credenciales

Al realizar el diseño de las credenciales de identificación que serán utilizadas en eventos, el diseñador gráfico encargado deberá respetar los colores y logo del evento o la marca, para que desde las credenciales se demuestre la organización.

Algunos tips adicionales:

• Si tu evento cuenta con distintos tipos de participantes y vas a tener las credenciales pre-impresas, utiliza distintos colores: para los asistentes, los oradores, los sponsors, el comité organizador y el personal del evento.
• Puedes incluir fotografías en las identificaciones de invitados especiales, oradores, comité organizador y participantes de empresas.
• Dependiendo del tipo de identificación que elijas para tu evento, el tiempo de espera al momento de la acreditación será mayor o menor.

Recuerda que este momento es la primera impresión que los asistentes tienen sobre el evento, es importante evitar largas filas o colas para recibir el documento.

Fuente: https://exponoticia.wordpress.com/