Parece ser que este punto es uno de los más relevantes para la organización de un congreso o evento y tal vez el más importante, la correcta elección de los miembros del staff o equipo de trabajo dependerá el éxito o fracaso del evento que se quiere realizar.
Las personas seleccionadas para formar parte del equipo deben cumplir con las siguientes características:
Ser responsables, puntuales, comprometidas con el evento, desinteresadas, con experiencia de trabajo en equipo, no conflictivas y que en caso de presentarse algún problema o imprevisto sean capaces de resolverlo.
Es lógico que no todos pueden hacer de todo es por eso que lo ideal es dividirlos en 3 equipos.
El equipo organizador: Son los encargados de delegar responsabilidades equitativamente y corregir oportunamente y a tiempo posibles problemas. Siempre deben estar enterados de lo que ocurre en las áreas que coordinan, algo muy importante es que haya una constante comunicación entre todos los miembros.
El equipo de colaboradores: Este es el segundo equipo y son los que trabajarán específicamente en algún área del evento, la elección de estas personas es igual de importante que la del equipo organizador.
La comunicación entre los colaboradores y el coordinador de área debe ser constante, asimismo todas las actividades deben ser registradas por escrito para que el coordinador pueda dar un informe a los demás miembros de la organización y nada pase desapercibido.
El equipo operativo: Estas personas serán requeridas únicamente el día del evento o a lo mucho 2 días antes, su participación es importante cuando se requiere hacer cambios en los escenarios, conectar algunos cables, cambiar de lugar algunos muebles como sillas o mesas, estar revisando las bocinas y los micrófonos, en su caso las computadoras y proyectores, así como edecanes o personas que están en el área de registro quienes ejecutarán tareas sencillas pero muy específicas.
Siguiendo estos consejos se hará la diferencia para una buena organización y para la completa satisfacción de los asistentes. ')}
