El dinero es uno de los puntos clave para el éxito del evento o congreso, es sin duda el medio con el cual se podrá obtener todo lo necesario para la realización del mismo.
Es importante que los encargados de esta área tengan ciertos conocimientos de los números, de las cuentas, que cumplan con cierto perfil, que sean responsables, honestos, puntuales y con facilidad a la toma de decisiones.
Si no se tiene ninguna idea de cual será el presupuesto global aproximado lo ideal sería investigar que cantidad fue la que se gasto en congresos anteriores, claro este punto sólo aplica se si trata de un congreso seriado.
Una recomendación es dividir el presupuesto estimado entre las diferentes áreas a considerar como son: logística, viáticos de los ponentes (en caso que vengan de otra ciudad), registro, patrocinios, diseño y publicidad, coffe break, difusión, etcétera.
Hasta este punto todo es estimado y obviamente se considera un margen de error por si llegan a subir o bajar los precios que se tienen considerados, sobre todo si la referencia se tomó de algún congreso anterior, ya que lógicamente después de cierto tiempo los precios aumentan, es importante mencionar que tampoco se están tomando en cuenta los materiales que serán patrocinados, generalmente no representarán ningún costo.
El punto de la división del presupuesto presenta muchas variables, hay áreas que requieren de mayor cantidad de dinero que otras.
Estos son algunos puntos que hay que tomar en consideración para evitar los errores más comunes:
Para evitar perdidas y que todo este en orden, procurar guardar todos los comprobantes de pago (tickets) en un mismo lugar para que a la hora de hacer las cuentas o las auditorías no haya dudas.
Cuidar y verificar que en las facturas venga el IVA perfectamente desglosado.
No dar dinero sin recibir el comprobante de pago (ticket) a cambio, con este punto se evita la fuga del dinero.
Siguiendo estos consejos la realización del congreso sin duda será un éxito.
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