Es por eso que vamos a abordar la importancia que tiene el pre-registro (registro en línea) y registro (en sitio), de esto depende el éxito de dicho evento o congreso en cuanto al comportamiento de asistencia general de participantes por categorías y la concentración de base de datos clasificada, así mismo la oportunidad de negocio entre los asistentes y expositores.
A continuación vamos a numerar los beneficios de pre registros y registros:
Contar con una logística a la medida para la recepción de los participantes: con esto todo es más cómodo y rápido para los asistentes. Además que nunca se pierde el orden y la situación nunca se sale de control.
Disminuir los tiempos de espera para la acreditación de los invitados: con este movimiento todo se hace mas rápidamente, agilizamos el trabajo y no hay contratiempos.
Filtrar asistentes no deseados: Al tener una base de datos de los invitados nadie podrá entrar al evento sin estar dentro de esta lista.
Control de los asistentes: Podremos saber quién o quiénes no acudieron al evento, así como el número total de personas que acudieron al evento. Controlar por taller o conferencia el control de acceso a través de lectoras de barra o QR o RFID para saber cuál tuvo más éxito
La creación de una base de datos de los asistentes que en un futuro podría representar una oportunidad de negocio: se puede dar un seguimiento personalizado a cada persona.
Reportes detallados con información estadística para la toma de decisiones: al tener un completo orden y control de los datos , el manejo de los mismos es más fácil.
Materiales personalizados: Se pueden asignar gafetes, credenciales, constancias y/ o brazaletes para la identificación de los asistentes.
Envío masivo de invitaciones posteriores a eventos con el mismo giro a través del correo electrónico.
Tomando en cuenta estos puntos podemos garantizar el éxito del evento, congreso o convención, tanto para generar oportunidades de negocio por medio del registro como para manejar y controlar a un gran número de asistentes o invitados.
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